Jedną ze spraw istotnych i zarazem przysparzających trudności osobom indywidualnie wynajmującym nieruchomości, jest podejście do rozliczania mediów, z których korzysta najemca oraz ogólne zarządzanie mediami w trakcie wynajmu. Na co zatem zwrócić uwagę? Jak podejść do tego, wbrew pozorom, obszernego tematu?
Wiele zależy od warunków, w których najem jest prowadzony. A pisząc o warunkach mam na myśli cały szereg czynników, począwszy od kwestii czysto technicznych, poprzez regulaminy i uchwały wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej (jeśli istnieje), aż po sytuację podatkową osoby wynajmującej. Abstrahując więc od indywidualnych uwarunkowań, można wskazać kilka metod rozliczania zużycia mediów.
➀ Metoda pomiarowa – najemca jest zobowiązany pokrywać koszty mediów według ich rzeczywistego zużycia, obliczanego na podstawie wskazań urządzeń pomiarowych, przy czym koszty te zazwyczaj składają się z opłat zmiennych oraz stałych, co ma niebagatelne znaczenie w prawidłowym obliczaniu kosztów. Ta metoda może przyjąć postać kilku wariantów, a także wersji mieszanych:
- Rozliczenie zużycia dokonywane jest przez wynajmującego po dłuższym czasie, na podstawie odczytów własnych lub gestorów mediów, z uwzględnieniem zaliczek, które najemca wpłaca wynajmującemu w kolejnych okresach rozliczeniowych. W międzyczasie wynajmujący niezależnie od zaliczek najemcy musi opłacać rzeczywiste koszty wynikające z dokumentów otrzymanych od sprzedawców mediów. W tej metodzie wymagane jest skrupulatne ewidencjonowanie wielkości zużycia, kosztów tego zużycia w poszczególnych okresach i wpłat zaliczek od najemcy. Lecz w efekcie wynajmujący uzyskuje sporą elastyczność i często także nadwyżkę finansową do swojej dyspozycji aż do momentu ostatecznego rozliczenia z najemcą po zakończeniu stosunku najmu.
- Rozliczenie zużycia dokonywane jest przez wynajmującego na bieżąco, na podstawie odczytów własnych lub gestorów mediów, po czym najemca przekazuje wynajmującemu wpłatę zgodną z otrzymanym rozliczeniem. Rozliczenie takie może być zupełnie niezależne od terminów i dokumentów przesyłanych przez sprzedawców mediów, ale musi uwzględniać stawki, które obowiązują w danym okresie rozliczeniowym. Może również całkowicie opierać się na dokumentach przesyłanych przez sprzedawców mediów. Jednak niezależnie od wybranej opcji wynajmujący pośredniczy w przekazywaniu wpłat najemcy na rzecz sprzedawcy danego medium.
- Rozliczenie zużycia dokonują wyłącznie sprzedawcy mediów, a najemca realizuje płatności bezpośrednio na ich rzecz. Stosując tę metodę wynajmujący w ogóle nie musi uczestniczyć w takim procesie albo jego rola może ograniczyć się jedynie do przekazywania najemcy dokumentów rozliczeniowych. Jednak wówczas dobrą praktyką jest okresowa kontrola wielkości zużycia mediów oraz kwot i terminów wpłat najemcy, czy to dzięki dowodom przekazywanym przez najemcę, czy poprzez dostęp do systemów obsługi klientów u operatorów i wspólnot / spółdzielni mieszkaniowych.
➁ Metoda ryczałtowa – najemca jest zobowiązany pokrywać koszty zużycia mediów z góry określoną, stałą stawką, niezależną od rzeczywistego kosztu zużycia. Natomiast obowiązek zapłaty za rzeczywiste zużycie na rzecz sprzedawców mediów spoczywa wyłącznie na wynajmującym. Ta metoda w określonych warunkach może przynieść każdej ze stron szereg korzyści, jak też strat. Dlatego jest zalecana tylko w niektórych, szczególnych rodzajach najmu, a także w sytuacji gdy w nieruchomości nie zostało zamontowane urządzenie do pomiarów zużycia w danej instalacji.
Powyższy opis dotyczy najczęściej stosowanych metod podczas zarządzania mediami w wynajmowanej nieruchomości. Niemniej warto uzupełnić te informacje o dodatkowe możliwości, które w tym zakresie stoją przed wynajmującym.
Otóż w przypadku gdy któreś medium jest używane na podstawie umowy zawartej z operatorem bezpośrednio przez wynajmującego, istnieje możliwość przepisania urządzenia pomiarowego na najemcę. Oznacza to, że najemca zawiera własną umowę z tym operatorem i od tego momentu wyłącznie on jest odpowiedzialny za wszelkie rozliczenia z niej wynikające. Wydaje się, że jest to komfortowa sytuacja dla wynajmującego, gdyż zdejmuje z niego ciężar kredytowania najemcy w przypadku gdyby ten nie wywiązywał się z obowiązku zapłaty za media. Jednak ten komfort okupiony jest ryzykiem całkowitej utraty kontroli nad daną instalacją, co będzie miało poważne konsekwencje, jeśli najemca nie dokona przepisania licznika z powrotem na wynajmującego bądź na kolejnego najemcę. A zatem w wielu sytuacjach takie podejście może mieć sens, ale wymaga określonych zabezpieczeń i odpowiednich zapisów w umowie najmu.
Innym możliwym rozwiązaniem w kwestii zarządzania mediami jest całkowite zaniechanie rozliczeń z tego tytułu oraz uczynienie z prognozowanego kosztu zużycia mediów czynnika kalkulacyjnego czynszu najmu. Innymi słowy, w takiej sytuacji najemca nie jest obciążany jakimikolwiek kosztami mediów, ale jednocześnie czynsz płacony przez najemcę powinien być odpowiednio wyższy. W pewnych warunkach takie podejście ma sens, ale generalnie można uznać, że z punktu widzenia interesów wynajmującego jest mało korzystne lub nawet szkodliwe.
Jeszcze inną alternatywą dla wyżej wymienionych sposobów zarządzania i rozliczania jest instalacja liczników przedpłatowych, które pozwolą na użytkowanie danej instalacji tylko wówczas, jeśli najemca dokona wcześniejszej wpłaty określonej sumy pieniężnej. Jest to szczególnie zalecane tym wynajmującym, którzy nie chcą tracić kontroli nad mediami w nieruchomości, a jednocześnie nie chcą odpowiadać za ewentualne opóźnienia płatności od najemcy albo ponosić stałych kosztów w nieruchomości wynajmowanej okazjonalnie. Tak więc zalety tego rozwiązania są wyraźne, ale operatorzy zgadzają się na taki rodzaj liczników tylko w niektórych przypadkach.
Jak widać, do sprawy mediów używanych w trakcie najmu można podejść na wiele różnych sposobów i dopasować je do warunków wynajmującego oraz specyfiki danej nieruchomości. Część metod zapewnia stałą kontrolę nad użytkowaniem instalacji i opanowanie przepływów finansowych, inne zaś pozwalają na ograniczenie zaangażowania wynajmującego i dają więcej swobody działania. Zawsze jednak cały proces wynajmu i prowadzenie rozliczeń z najemcą powinny być od początku bardzo przemyślane oraz w umiejętny sposób zapisane w umowie najmu.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o profesjonalnej obsłudze wynajmowanych nieruchomości, proszę zajrzyj na stronę pod adresem https://prorentier.pl i umów się na rozmowę ze mną.
